Immer mehr Unternehmen setzen auf elektronische Rechnungen, um Kosten zu sparen und die Bearbeitung schneller abwickeln zu können. Jedoch befürchten viele Unternehmen Herausforderungen bei der Einführung. Insbesondere der Mittelstand hat einen hohen Informationsbedarf. Dies sind Ergebnisse einer Umfrage des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderten Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG). Die Ergebnisse der Studie sind kostenlos erhältlich.

Elektronische Rechnungen werden für Unternehmen aller Größen ein immer relevanteres Thema: Über 80 Prozent der Unternehmen haben bereits Rechnungen in elektronischer Form erhalten, wenn auch in sehr unterschiedlichem Umfang. Dies ist ein Ergebnis einer aktuellen Online-Umfrage des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr. Nach den wichtigsten Gründen für die Nutzung gefragt, zeigt sich, dass die Initiative zum Empfang von elektronischen Rechnungen mit 78 Prozent von Lieferanten oder Geschäftspartnern ausgeht. Aber auch Gebühren für papierhafte Rechnungen haben über ein Drittel der Befragten zu einer Akzeptanz von elektronischen Rechnungen bewegt. Für 39 Prozent der Unternehmen war eine schnellere Bearbeitung ein wichtiger Grund, Rechnungen elektronisch zu empfangen.

Staatssekretär Stefan Kapferer beim Bundesminister für Wirtschaft und Technologie: “Der Mittelstand hat den größten Anteil am gesamten Rechnungsaufkommen. Wenn kleine und mittlere Unternehmen (KMU) elektronische Rechnungen nutzen, bewirkt das auch erhebliche Einsparungen auf gesamtwirtschaftlicher Ebene. Mit passenden Informationsmaterialien wollen wir deshalb den Mittelstand unterstützen, um so einen weiteren Beitrag für deren Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit leisten zu können. Auch im Hinblick auf die Entwicklungen zur Modernisierung und Weiterentwicklung des europäischen Zahlungsverkehrs im Rahmen von e-SEPA, werden sich Unternehmen zukünftig mit dieser Thematik vermehrt beschäftigen.”

Beim elektronischen Rechnungsversand werden Einsparungen und eine schnellere Bearbeitung erwartet

Durch einen Versand von elektronischen Rechnungen erwarten laut Umfrage 80 Prozent der Unternehmen Porto- und Materialeinsparungen und fast 68 Prozent eine schnellere Bearbeitung. Insbesondere kleine Unternehmen erhoffen sich eine schnellere Bezahlung durch den Versand in elektronischer Form.

Ein Großteil der Unternehmen, die einen Versand von elektronischen Rechnungen eingeführt haben, konnte, so die Ergebnisse der Umfrage, damit Einsparungen realisieren. Silke Weisheit, NEG-Projektleiterin: “Die Einsparungen sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Die Höhe hängt dabei von der Umsetzungsart und vom Rechnungsvolumen ab.”

Vor allem beim Mittelstand stellt Informationsbedarf ein Hindernis dar

Trotz möglicher Vorteile durch die Einführung von elektronischen Rechnungen, befürchten Unternehmen Schwierigkeiten bei der Einführung. Dabei spielen rechtliche Unsicherheiten beim Versand von elektronischen Rechnungen (66 Prozent) sowie bei deren Erhalt (45 Prozent) eine sehr große Rolle. Auch die Suche einer geeigneten Lösung zur Umsetzung stellt für die befragten Unternehmen eine große Herausforderung dar. Insbesondere kleine Unternehmen gaben an, fehlendes Fachwissen zu elektronischen Rechnungen haben.

Die elektronische Rechungsabwicklung in der Praxis

Die Gestaltung einer effizienten Rechnungsbearbeitung stellt gerade für kleine und mittlere Unternehmen keine leichte Aufgabe dar. Hier setzt das Bundeswirtschaftsministerium im Rahmen der Förderinitiative Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) an. Damit auch der Mittelstand die Chancen von elektronischen Rechnungen effektiv nutzen kann, werden praxisnahe Informationsmaterialien erstellt. Unter www.elektronische-rechnungsabwicklung.de finden interessierte Unternehmen weitere Informationsmaterialien, wie z. B. einen Marktüberblick, Fallbeispiele erfahrener Unternehmen, einen Wegweiser zum Umgang mit elektronischen Rechnungen sowie aktuelle Veranstaltungshinweise.

Informationen zur Online-Umfrage

Den Umgang mit elektronischen Rechnungen hat das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg im Rahmen des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) in einer aktuellen Online-Umfrage ermittelt. Die Befragung zur Ermittlung der Ergebnisse wurde von Februar bis Mai 2011 online-gestützt durchgeführt. Zielgruppe der Umfrage waren Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Die Gewinnung von Teilnehmern erfolgte einerseits durch direkte Anschreiben von Unternehmen oder per Newsletter, andererseits durch breit angelegte Hinweise auf die Umfrage auf den Websites von Kammern und Verbänden, Dienstleistern und Partnern sowie in Fachzeitschriften. 875 Teilnehmer haben sich an der Umfrage beteiligt. Nach sorgfältigen Qualitätssicherungsmaßnahmen wurden 557 vollständig von Unternehmen ausgefüllte Fragebögen zur Auswertung der Ergebnisse verwertet.

Die Ergebnisse der Studie “Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher” sind kostenlos erhältlich.

Unternehmen können sich viel Arbeit ersparen, indem sie Rechnungen elektronisch bearbeiten – ein Grund, warum das moderne Verfahren an Bedeutung gewinnt. Allerdings haben gerade kleine und mittlere Unternehmen mit der Umsetzung oft Probleme. Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) hat deshalb eine Reihe erfolgreicher Fallbeispiele zusammengestellt, die Lösungen im Unternehmensalltag aufzeigen. Die Broschüre ist kostenlos erhältlich.

In vielen Großunternehmen ist eine elektronische Rechnungsabwicklung längst Alltag. Bei kleinen und mittleren Unternehmen zeigt sich dagegen ein heterogenes Bild. Sie schrecken häufig noch vor der Einführung von elektronischen Rechnungen zurück, da sie einen hohen Umstellungsaufwand befürchten. Das NEG hat es sich mit der Informationsreihe “Elektronische Rechnungsabwicklung” zur Aufgabe gemacht, neutrale und praxisnahe Hilfestellungen zu entwickeln, die vor allem den Mittelstand bei der Einführung elektronischer Rechnungsprozesse unterstützen sollen.

Fallbeispiele zeigen Lösungswege auf

Die Fallbeispiele geben einen Einblick, wie Unternehmen verschiedener Größen und unterschiedlicher Branchen die elektronische Rechnungsabwicklung nutzen. Im Fokus der Anwendungsbeispiele stehen die Motivation zur Einführung elektronischer Rechnungsprozesse, die Herausforderungen der untersuchten Unternehmen, der Weg der Umsetzung und der erzielte Nutzen. Die Reihe der Fallbeispiele soll zukünftig um weitere Anwendungsszenarien ergänzt werden.

Weiterführende Informationen

Unter www.elektronische-rechnungsabwicklung.de finden interessierte Unternehmen weitere Informationsmaterialien, wie z. B. einen Marktüberblick, einen Wegweiser zum Umgang mit elektronischen Rechnungen sowie aktuelle Veranstaltungshinweise.

>> Kostenloser Download der Fallbeispiele

© Marcus Walter/pixelio

In vielen Großunternehmen ist eine digitalisierte Rechnungsabwicklung längst Alltag. Bei kleinen und mittleren Unternehmen zeigt sich dagegen ein sehr unterschiedliches Bild. Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) möchte mit einer Onlineumfrage die Rechnungspraxis bei mittelständischen Firmen analysieren, um besser Hilfestellung bei gängigen Herausforderungen geben zu können. Die Befragung ist ab sofort und bis 15. April erreichbar. Zur Umfrage…

Die elektronische Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen kann für Unternehmen eine große Erleichterung in der Abrechnung darstellen. Viele Betriebe sehen darin die Möglichkeit, ihre Buchhaltung zu optimieren und damit Kosten zu sparen. Während elektronische Rechnungen immer mehr an Bedeutung gewinnen, sehen sich gerade kleine und mittlere Unternehmen bei der Umstellung noch vor Herausforderungen gestellt.

NEG-Umfrage untersucht Erfahrungen mit elektronischen Rechnungen

Mit einer Befragung möchte das NEG ermitteln, wie stark eine elektronische Rechnungsabwicklung bereits von kleinen und mittleren Unternehmen genutzt wird und welche Erfahrungen diese damit gemacht haben. Die Ergebnisse der ca. 15-minütigen Umfrage werden anonymisiert ausgewertet und allen Teilnehmern auf Wunsch kostenlos zur Verfügung gestellt. Interessenten gelangen über den entsprechenden Link unter “Weiterführende Informationen” direkt zur Befragung und können bis zum 15. April 2011 teilnehmen.

“Durch ihre Teilnahme tragen Unternehmen dazu bei, das Beratungsangebot für mittelständische Unternehmen weiter zu verbessern”, so Silke Weisheit, Projektleiterin beim durchführenden Institut ibi research an der Universität Regensburg. Die Befragung ist Teil des Projekts “Elektronische Rechnungsabwicklung”, das insbesondere kleine und mittlere Unternehmen bei der Umsetzung von elektronischen Rechnungsprozessen unterstützt.

Neben den Studienergebnissen, die alle Teilnehmer kostenlos erhalten können, nimmt jeder ausgefüllte Fragebogen auf Wunsch an einer Verlosung von fünf Exemplaren des Buchs “Die elektronische Rechnung in Handels- und Steuerrecht: Einführung, Signatur, Dokumentation” von Peter tom Suden sowie von fünf gedruckten Exemplaren der zweiten Auflage des Marktüberblicks zur elektronischen Rechnungsabwicklung teil. Zum Projekt gehört eine Informationsreihe, die praxisnah zur elektronischen Rechnungsabwicklung informiert und einen leicht verständlichen Überblick gibt. Ein Marktüberblick über verfügbare Lösungen für mittelständische Unternehmen bildet den ersten Teil dieser Reihe. Aufgrund hoher Resonanz liegt der Marktüberblick nun schon in der zweiten erweiterten und aktualisierten Auflage vor und kann kostenlos heruntergeladen werden.

Schätzungsweise 28,5 Milliarden Papierrechnungen werden derzeit pro Jahr in Europa versandt. Die Kosten dafür sind erheblich, denn neben den Ausgaben für Porto und Papier auf der Seite des Rechnungsstellers entstehen bei der papierhaften Rechnungsabwicklung unnötige Medienbrüche. Die Folge sind zeit- und kostenaufwändige sowie fehleranfällige manuelle Prozesse, beispielsweise für die Übertragung der Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem des Rechnungsempfängers. Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) bietet Hilfestellung mit einem kostenlosen Marktüberblick über 40 Lösungen zur elektronischen Rechnungsabwicklung.

Um ihre Geschäftsprozesse weiter zu verbessern, würden viele Unternehmen gerne Rechnungen elektronisch mit ihren Geschäftspartnern austauschen. Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse sind jedoch insbesondere bei Geschäften zwischen Unternehmen einige rechtliche Anforderungen zu beachten. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) schrecken häufig vor der Einführung der elektronischen Rechnung zurück, da sie einen hohen Umstellungsaufwand befürchten. ibi research an der Universität Regensburg, Träger eines Kompetenzzentrums im Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG), hat es sich deshalb mit der Informationsreihe “Elektronische Rechnungsabwicklung” zur Aufgabe gemacht, neutrale und praxisnahe Hilfestellungen zu entwickeln, die vor allem den Mittelstand bei der Einführung elektronischer Rechnungsprozesse unterstützen sollen.

Informationsreihe “Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher”

Im Rahmen der Informationsreihe “Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher” hat ibi research an der Universität Regensburg Anfang des Jahres einen Marktüberblick erstellt. Darin werden Lösungen zur elektronischen Rechnungsabwicklung ausführlich beschrieben und anhand eines einheitlichen Kriterienkatalogs gegenübergestellt. Die Informationen wurden direkt von den Anbietern mittels eines Fragebogens eingebracht.

Dieser Marktüberblick wird aufgrund der hohen Resonanz nun in der 2. Auflage veröffentlicht und enthält neben Aktualisierungen auch zahlreiche neu aufgenommene Lösungen von Dienstleistern für den Mittelstand.

Einziger Marktüberblick in diesem Umfang speziell für den deutschen Mittelstand

Der Marktüberblick enthält grundlegende Informationen über die Voraussetzungen zur Nutzung der elektronischen Rechnungsabwicklung sowie einen umfassenden Überblick über wichtige am Markt verfügbare Lösungen. Dieser umfasst eine individuelle Darstellung des jeweiligen Dienstleistungsangebots sowie einen strukturierten Vergleich der angebotenen Funktionen. Die Auswahl bezieht sich dabei auf Lösungen von Anbietern, die deutsche Unternehmen beim Austausch rechtskonformer elektronischer Rechnungen unterstützen. Neben allgemeinen Informationen zur Lösung werden detailliert die Zielgruppe der Lösung, der Rechnungsversand und -empfang, die Formen des Datenaustauschs, die Systemintegration sowie die angebotenen Services und die Kosten betrachtet.

Viele Lösungen der im Marktüberblick betrachteten Anbieter richten sich an alle Unternehmensgrößen, insbesondere auch an kleinere Unternehmen. Durch die Nutzung eines geeigneten Dienstleisters ist es so auch dem Mittelstand möglich, für einen angemessenen Preis, ohne Investitionen in spezielle Technik, Rechnungen elektronisch auszutauschen. Dabei ist der Preis stark abhängig von der Anzahl der elektronisch versendeten Rechnungen sowie von den genutzten Leistungen.

Mit dem veröffentlichten Marktüberblick liegen fundierte Daten vor, die es vor allem kleinen und mittleren Unternehmen erleichtern, sich mit dem Thema “Elektronische Rechnungsabwicklung” differenziert auseinander zu setzen.

Der Marktüberblick ist Teil einer Reihe von Publikationen. Weitere Teile beinhalten Fallbeispiele und Umfrageergebnisse sowie einen daraus resultierenden Leitfaden zur Einführung elektronischer Rechnungsprozesse. Informationsmaterialien zum Thema “Elektronische Rechnungsabwicklung” sowie weitere Neuigkeiten stehen kostenlos auf der Website Elektronische Rechnungsabwicklung zur Verfügung.

Weitere Informationen und Download

Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher
Teil 1: Rahmenbedingungen und Marktüberblick
2. überarbeitete und erweiterte Auflage
Dezember 2010
ISBN: 978-3-940416-30-8

Download: Kostenloser Download des Marktüberblicks (2. Auflage)
Projekt: Elektronische Rechnungsabwicklung

Sie hat viele Vorteile: Die elektronische Rechnung bietet Unternehmen die Chance, Prozesse zu optimieren, Kosten zu sparen und sich von Wettbewerbern abzuheben. Für jede Unternehmensgröße gibt es geeignete Lösungen zur elektronischen Rechnungsabwicklung. Was Unternehmen für eine effiziente und rechtskonforme Umsetzung beachten müssen, erfahren Sie in dieser kostenlosen Informationsveranstaltung. Die Veranstaltung wird von ibi research und dem Mainfränkischen Electronic Commerce Kompetenzzentrum (MECK) durchgeführt.

Agenda

Termin und Anmeldung

• Veranstaltungsort: IHK Würzburg, Mainaustraße 33, 97082 Würzburg
• Datum: 15.02.2011, 14.00 Uhr – 17.00 Uhr
• Diese Veranstaltung ist kostenlos.

Eine elektronische Rechnung wird vor allem dann verschickt, wenn Wareneinkäufe oder Dienstleistungen im Internet getätigt wurden. Vielen Empfängern von Online-Rechnungen ist jedoch nicht bewusst, dass nur die wenigsten elektronischen Rechnungen den Anforderungen des Steuergesetzgebers entsprechen. Das Finanzamt akzeptiert diese nämlich nur dann, wenn sie mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind.

Die qualifizierte elektronische Signatur kann zum Beispiel mithilfe eines Chipkarten-Lesegerätes, einer Chipkarte, die neben einem elektronischen Zertifikat auch einen privaten und geheimen kryptographischen Schlüssel des Antragsstellers enthält, sowie mit einer dazugehörigen PIN aktiviert werden. Die qualifizierte elektronische Signatur wird jedes Mal auf der Basis des zu signierenden Dokuments generiert und ist damit einzigartig. Sie kann deshalb nicht für weitere Dokumente einfach kopiert und verwendet werden.

Diese Signatur versichert zum Beispiel einem Rechnungsempfänger, dass der Rechnungsinhalt einer elektronischen Rechnung unversehrt und nicht von Dritten manipuliert worden ist. Wird die Rechnung im Nachhinein verändert, ist die bisherige Signatur nicht mehr gültig. Eine neue und für das veränderte Dokument gültige Signatur in dem Namen des Rechnungsstellers kann nur unter Zuhilfenahme seiner Chipkarte, die seinen geheimen und privaten kryptographischen Schlüssel enthält, und der dazugehörigen PIN erstellt werden.

Hier geht’s zum Download des kostenlosen Ratgebers “Worauf Sie als Empfänger von elektronischen Rechnungen achten sollten!”.

Schätzungsweise 28,5 Milliarden Papierrechnungen werden derzeit pro Jahr in Europa versandt. Die Kosten dafür sind erheblich, denn neben den Ausgaben für Porto und Papier auf der Seite des Rechnungsstellers entstehen bei der papierhaften Rechnungsabwicklung unnötige Medienbrüche. Die Folge sind zeit- und kostenaufwändige sowie fehleranfällige manuelle Prozesse, beispielsweise für die Übertragung der Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem des Rechnungsempfängers. Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) bietet Hilfestellung mit einem kostenlosen Marktüberblick über 30 Lösungen zur elektronischen Rechnungsabwicklung.

Um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, würden viele Unternehmen gerne Rechnungen elektronisch mit ihren Geschäftspartnern austauschen. Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse sind jedoch insbesondere bei Geschäften zwischen Unternehmen einige rechtliche Anforderungen zu beachten. Besonders kleine und mittlere Unternehmen schrecken häufig vor der Einführung der elektronischen Rechnung zurück, da sie einen hohen Umstellungsaufwand befürchten. ibi research an der Universität Regensburg, Träger eines Kompetenzzentrums im Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG), hat es sich deshalb mit der Informationsreihe “Elektronische Rechnungsabwicklung” zur Aufgabe gemacht, neutrale und praxisnahe Hilfestellungen zu entwickeln, die vor allem den Mittelstand bei der Einführung elektronischer Rechnungsprozesse unterstützen sollen.

Informationsreihe “Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher”

Zum Start der Informationsreihe “Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher” hat ibi research an der Universität Regensburg einen Marktüberblick erstellt. Insgesamt 30 Lösungen für mittelständische Unternehmen werden darin anhand eines einheitlichen Kriterienkatalogs ausführlich beschrieben und gegenübergestellt. Die Informationen wurden direkt von den Anbietern mittels eines strukturierten Fragebogens eingebracht.
Der jetzt veröffentlichte Marktüberblick ist der erste Teil einer Reihe von Publikationen. Weitere Teile beinhalten Fallbeispiele und Umfrageergebnisse sowie einen daraus resultierenden Leitfaden zur Einführung elektronischer Rechnungsprozesse.

Zum ersten Mal ein fundierter Überblick speziell für KMU

Der Marktüberblick enthält grundlegende Informationen über die Voraussetzungen zur Nutzung der elektronischen Rechnungsabwicklung sowie einen umfassenden Überblick über wichtige am Markt verfügbare Lösungen. Dieser umfasst eine individuelle Darstellung des jeweiligen Dienstleistungsangebots sowie einen strukturierten Vergleich der angebotenen Funktionen. Die Auswahl bezieht sich dabei auf Lösungen von Anbietern, die deutsche Unternehmen beim Austausch rechtskonformer elektronischer Rechnungen unterstützen. Neben allgemeinen Informationen zur Lösung werden detailliert die Zielgruppe der Lösung, der Rechnungsversand und -empfang, die Formen des Datenaustauschs, die Systemintegration sowie die angebotenen Services und die Kosten betrachtet. Mit der veröffentlichten Marktübersicht liegen nun fundierte Daten vor, die es vor allem kleinen und mittleren Unternehmen erleichtern, sich mit dem Thema “Elektronische Rechnungsabwicklung” differenziert auseinander zu setzen.
Alle veröffentlichten Teile der Informationsreihe sowie weitere Neuigkeiten wie Veranstaltungshinweise stehen kostenlos auf der Projekt-Website zur Verfügung:
www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

Bei der Veranstaltung wurde aufgezeigt, welche (umsatzsteuer-)rechtlichen Rahmenbedingungen beim Wechsel zur elektronischen Abrechung beachtet werden müssen und welche technischen und organisatorischen Lösungen verfügbar und einsetzbar sind. Darüber hinaus gab es Hinweise auf die europäischen Regelungen für den elektronischen Rechnungsaustausch.

Die Veranstaltung wurde vom MECK, Teil des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr, und der AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. durchgeführt.