Zurzeit lässt sich ein Trend namens SaaS (Software-as-a-Service) beobachten. Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um die Idee, Software auf den Systemen eines Drittanbieters gegen Entgelt (Miete) zu nutzen, anstatt sie auf den betriebseigenen Computern (Servern) zu installieren. Um diese Dienstleistung nutzen zu können, muss der Nachfrager (ihr Unternehmen) über das Internet mit den Systemen des Anbieters verbunden sein. Die Idee der Softwaremiete erfreut sich wachsender Beliebtheit. Dieses Dokument des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG, http://www.ec-net.de) vergleicht Mietsoftwarelösungen mit traditionellen Lösungen, unter dem Hauptaspekt der Informationssicherheit und ist auf kaufmännische Softwarelösungen bzw. Enterprise-Resource-Planning-Lösungen (ERP) fokussiert.

2 Kaufmännische Software und ERP

Bei kaufmännischer Software bzw. ERP (wird ab hier synonym verwendet) handelt es sich im Allgemeinen um Software, die zur betrieblichen Leistungserstellung in und zwischen Unternehmen eingesetzt wird.

2.1 Inhouse-ERP

ERP-Systeme kombinieren alle benötigten Bereiche zur betrieblichen Leistungserstellung entlang der Wertschöpfungskette im Unternehmen. Dazu gehören alle Grundfunktionen, wie Beschaffung und Vertrieb, und Querschnittsfunktionen, wie Personal- und Finanzverwaltung. Neben branchenneutralen Anwendungen umfasst ERP-Software auch branchenspezifische Lösungen.

Als physische Grundlage für ERP-Systeme hat sich Ende der 90er Jahre der Client-Server-Ansatz etabliert: Die Clients bedienen sich dabei Funktionen der Server. Die Server-Funktionen sind dabei aufgeteilt in Präsentation, Anwendung und Datenbank und laufen auf separaten Rechnern. Dadurch ist es möglich, die Rechenlast nicht nur auf einen Computer, sondern über ein Netzwerk zu verteilen, und das bei zentraler Datenablage und integrierter Datennutzung. Befindet sich der Server nun in den Räumen ihres Unternehmens, so spricht man von einem Inhouse-ERP-System.

2.2 SaaS-Konzept

Bei Software als Dienstleistung, im Gegensatz zur Software als Produkt, liegt letztendlich dieselbe Konstruktion wie beim Inhouse-ERP zugrunde, nur dass sich das Server-System nicht im Unternehmen, sondern bei einem Dienstleister befindet und diesem auch eigentumsrechtlich gehört. Bildlich kann man sich das so vorstellen, dass die Netzwerkkabel der Serversysteme über das Internet verlängert werden, was zu einer räumlich Verschiebung und administrativen Neuverantwortlichkeit der Serverrechner führt. Der SaaS-Anbieter (Dienstleister) stellt dem SaaS-Nachfrager (ihr Unternehmen) die Nutzung seiner Systeme gegen ein fixes, variables, monatliches, jährliches oder leistungsbezogenes Entgelt zur Verfügung. Der SaaS-Nutzer bezieht diese Leistung über ein Netz, das in den meisten Fällen das Internet, also öffentlich, ist. Der SaaS-Nutzer hat den Vorteil, dass der Anbieter die Kosten für die Anschaffung, den Betrieb und die Verantwortung für die Sicherheit trägt und sich um die Wartung der Server kümmert.

3 Gemeinsamkeiten der Sicherheitsproblematik

Um die Inhouse- und die SaaS-Lösung anhand von Sicherheitsaspekten vergleichen zu können, erfolgt zunächst eine Herausarbeitung der gemeinsamen Sicherheitsprobleme.

3.1 Schutzziele

Nach ISO/IEC 27001 gibt es im Sinne der Informationssicherheit vor allem drei international anerkannte Sachziele: Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit. Unter Vertraulichkeit versteht man, dass die entsprechenden Daten nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden. Integer sind Daten in einem Unternehmen dann, wenn ausschließlich autorisierte und beabsichtigte Veränderungen vorgenommen wurden, d. h. keine ungewollten Verfälschungen oder gezielte Manipulationen der Daten vorliegen. Als Verfügbarkeit ist die Fähigkeit eines IT-Systems definiert, Daten in bestimmter Form und Qualität innerhalb nützlicher Frist bereitzustellen.

3.2 Bedrohungen und Schwachstellen

Durch Schwachstellen in der IT-Landschaft eines Unternehmens können Bedrohungen und Gefahren für Daten und Unternehmen entstehen. Zuerst sucht man nach möglichen Bedrohungen und über welche Schwachstellen diese wirken können, um einen wirksamen Schutz aufbauen zu können.

Natürliche Schwachstellen ergeben sich aus dem Umstand, dass Computersysteme für Naturkatastrophen, wie Feuer, Hochwasser, Blitzschlag, und andere Umwelteinflüsse, wie Staub oder hohe Luftfeuchtigkeit, anfällig sind. Gebäude und Computerräume können physische Schwachstellen aufweisen. Gebäude sind beispielsweise anfällig für Einbrüche. Medien (USB-Stick, CDs) sind anfällig für Beschädigungen oder Diebstahl.

Technische Schwachstellen entstehen bei Hard- und Software durch unsachgemäße Benutzung, beispielsweise durch Überlastung oder falsche Verschaltung oder durch konzeptionelle Fehler oder Programmierfehler. Darüber hinaus ist nicht zuletzt der Mensch als Administrator oder Benutzer eine Schwachstelle für Computersysteme.

Ein weiteres Risiko sind Kommunikationsleitungen, die zur Vernetzung von Computern untereinander dienen, da diese abgehört und beschädigt werden können oder ausfallen. Es wird zwischen beabsichtigten und unbeabsichtigten Bedrohungen und höhere Gewalt unterschieden. Hierzu gibt es viele Vorgaben und Materialien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI, http://www.bsi.de). Zu den unbeabsichtigten Bedrohungen zählen Unwissenheit, Unaufmerksamkeit oder das Außerachtlassen von Sicherheitsaspekten. Ein Beispiel dafür ist der Verlust eines Speichermediums.

Beabsichtigte Bedrohungen können von innen oder von außen kommen. Zu den potentiellen außenstehenden Angreifern gehören Geheimdienste, Terroristen, Konkurrenzfirmen oder Cracker. Externe Angreifer können auf vielfältigen Wegen in ein System eindringen: Physischer Einbruch, Missbrauch sozialer Kontakte, als Wartungs- oder Service Personal verkleidet, über Spoofing, Phishing, Sniffing oder mit Hilfe von Computerviren, Trojanern und Würmern. Angriffe von Insidern sind ebenfalls auf verschiedene Arten möglich: Ein entlassener oder unzufriedener Mitarbeiter kann seine Zugriffsprivilegien verwenden, um nicht autorisierte Funktionen auszuführen, Informationen aus dem Unternehmen zu schleusen oder anderweitig Wissen zu seinem Vorteil zu nutzen, oder um einfach die tägliche Arbeit stören.

3.3 Gegenmaßnahmen

IT-Sicherheit ist, laut BSI, als der Zustand eines IT-Systems definiert, „in dem die Risiken, die beim Einsatz von Informationstechnik aufgrund von Bedrohungen und Schwachstellen vorhanden sind, durch angemessene Maßnahmen auf ein tragbares Maß reduziert sind“. (Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik).

3.3.1 Physische Sicherheit

Die physische Sicherheit ist der Schutz von Computersystemen gegen Schäden durch natürliche Bedrohungen und Einbrecher. Schutz dagegen bieten neben einer soliden Bauweise von Gebäuden und Räumen auch technische Anlagen, wie Klimaanlagen, Feuermelde- und Feuerlöschsysteme und unterbrechungsfreie Stromversorgungen (USVs) mit Überspannungsschutz. Schutz gegen Zutritt unbefugter bieten mechanische Schlösser oder moderne Zutrittskontrollsysteme. Ferner können Alarmanlagen und Videoüberwachungssysteme bzw., in Sektoren mit besonders sensiblen Daten, wärme-, druck- oder bewegungsempfindliche Sensoren eingesetzt werden.

Server der Mietsoftwareanbieter sind in einem Rechenzentrum physisch besser geschützt als Server in einem Raum in ihrem Unternehmen.

3.3.2 Computersicherheit

Computersicherheit bedeutet Schutz der Informationen, die in einem Computersystem gespeichert sind, und nicht den Schutz des Gerätes selbst. Der Sicherheitsaspekt sollte sich demnach auf die Funktionalität des IT-Systems konzentrieren, über das Systemzugriffe und die Bearbeitung der Daten kontrolliert werden (Betriebssystemsicherheit). Wichtig ist aber auch die Sicherheit von Datenbanken und Anwendungsprogrammen. Dazu gehören sichere Benutzernamen und Passwörter, differenzierte Benutzerrechte, Protokolle zur Nachverfolgung und Auswertung, administrative Vorgänge (wie das Erstellen von Sicherungskopien) und das regelmäßigen Einspielen von Updates und Sicherheits-Patches.

Das Einspielen von Patches und die Aktualisierung der Serverbetriebssysteme wird bei Mietsoftware an den Dienstleister abgegeben. Dennoch bleibt viel Verantwortung bei den Geschäftsführern, den Systemverantwortlichen und auch bei jedem einzelnen Benutzer (etwa Passwörter)

4 Unterschiede in der Sicherheitsproblematik

Die Tatsachen, dass Daten nicht im eigenen Haus gespeichert werden und über ein öffentliches Netz übertragen werden, stellen neue Herausforderungen an die Sicherheit.

4.1 Kommunikations- und Datensicherheit

Allgemein ist Kommunikationssicherheit der Schutz von Daten während der Übertragung mittels Telekommunikationseinrichtungen. Benutzer von Mietsoftware haben nur noch begrenzt Kontrolle über die Kommunikationseinrichtungen (Server und Internet). Regelungen über die Verfügbarkeit der Informationssysteme des beauftragten SaaS-Anbieters müssen daher durch sogenannte Service-Level-Agreements (SLA) vereinbart werden. Das sind schuldrechtliche Verträge, die eine Vielzahl von rechtlich verbindlichen Absprachen treffen, z. B. Verfügbarkeitsquoten des Systems. Auch wenn oft argumentiert wird, dass SaaS-Nutzer von einer hohen Verfügbarkeit profitieren, so sind die getroffenen Vereinbarungen doch extrem genau zu prüfen.

Eine Serviceverfügbarkeit von 99% klingt sehr hoch. Bei 365 Tagen im Jahr dürfte ein System aber fast vier Tage ausfallen! Daher sind die Nachkommastellen hier wichtig: Bei 99,99% sind es nur noch wenige Stunden.

4.2 Datenschutz

Datenschutz umfasst zum einen die Sicherheit der Datenverarbeitungssysteme, wie in den vorigen Kapiteln beschrieben (§9 sowie Anlage zu §9 BDSG), und zum anderen die Regularien, die der Datenverarbeitung zugrunde liegen. Beim Software-Outsourcing (Miete!) wird laut Bundesdatenschutzgesetz (BSDG) der Datenschutz erst dann relevant, wenn es sich um personenbezogene Daten handelt (§3 Abs.1 BDSG). Zu keiner Anwendung kommt es bei hinreichender Anonymisierung bzw. Pseudonymisierung der Daten (§3 Abs.6, 6a BDSG). Das kann durch Ersetzen von personenbezogenen Merkmalen erreicht werden. Bei kaufmännischer Software werden aber persönliche Daten verarbeitet und gespeichert, v.a. im Bereich des Kundenbeziehungsmanagements (CRM). Viele SaaS-Anbieter versichern, dass ihre Systeme durch aktuelle Verschlüsselungstechnologien geschützt sind, Unbefugte also nicht an die Daten gelangen können.

Das Recht auf Datenschutz ist geografisch an den Datenverarbeitungsort gebunden. Was passiert, wenn der SaaS-Anbieter im Ausland ansässig ist oder aus wirtschaftlichen Gründen Daten dort speichert? Für Länder wie die Schweiz, Kanada oder Argentinien hat die EU-Kommission festgestellt, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Was ist jedoch mit Ländern, in denen diese Standards nicht gelten? Auch in „westlichen“, demokratischen Staaten gibt es Probleme mit den EU-Datenschutzrichtlinien. Nur auf Basis der „Safe Harbour“-Datenschutzvereinbarung ist es weiterhin legal möglich, Daten in die USA und mit US-Unternehmen auszutauschen.

Nach Art. 2c S.1 Europäischer Datenschutzrichtlinie (EU-Datenschutzrichtlinie) ist der Nutzer (das mietende Unternehmen und dessen Verantwortliche) von SaaS für die eingesetzten Mittel und Zwecke der Datenverarbeitung verantwortlich.

Namhafte ERP-Mietsoftwareanbieter haben ihre Rechenzentren in Deutschland oder Europa. Dadurch kann davon ausgegangen werden, dass Datenschutz und Datensicherheit entsprechend den Regularien gewährleistet sind. Nichtsdestotrotz bleibt der Nutzer (ihr Unternehmen) für die Kontrolle der Einhaltung der Richtlinien verantwortlich.

Unter anderem in der Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG sind die Tatbestandsmerkmale und Rechtsfolgen niedergeschrieben. Eine verbindliche und abschließende Information ist in diesem Artikel nicht möglich. Weiterführende Informationen finden Sie beim Begleitvorhaben „Netz- und Informationssicherheit“ des NEG (http://www.ec-net.de/ECNet/Navigation/Themen/netz-informationssicherheit.html).

5 SaaS oder Inhouse-ERP-System

Eine Zusammenfassung der zuvor erörterten Sicherheitsprobleme und ein Versuch einen Anhaltspunkt zu geben, für welche Unternehmen kaufmännische Mietlösungen geeignet sind.

5.1 Einrichtung

Software ist im Allgemeinen sehr komplex. Bei der Einführung einer Inhouse-ERP-Lösung müssen die benötigte Hard- und Software und Sicherheitsmaßnahmen eingerichtet werden. Dieser Vorgang verursacht relativ hohe Kosten und ist für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ein immenser Aufwand. Durch eine Mietlösung kann auf die teure IT-Infrastruktur verzichtet und dennoch von hohen Sicherheitsstandards profitiert werden, da die Mietsoftwareanbieter spezialisierte Rechenzentren unterhalten. Im Prinzip ist oft ein aktueller Webbrowser alles, was für eine moderne SaaS-Lösung benötigt wird. Durch die leichte Einrichtung und Bedienbarkeit wird nicht nur eine Konzentration auf die Kernkompetenzen eines Unternehmens möglich, sondern das Risiko von Fehlern bei der Einrichtung der Anwendung wird deutlich verringert. Das Geschäftsmodell der Softwaremiete ist insbesondere bei stark standardisierbaren Funktionen und Prozessen, wie bei der ERP-Software, vorteilhaft. Daher eignet es sich vor allem für KMU, die im Vergleich zu Großunternehmen ein geringeres IT-Know-how und knappere Ressourcen aller Art besitzen.

Die Einrichtung der Softwarelösung wird oft durch Branchenvorlagen erleichtert. Individualisierungen sind in begrenzten Rahmen möglich. Die Einführungszeit verkürzt sich im Vergleich zu Inhouse-Systemen.

5.2 Nutzung

Die Pflege und Wartung hausinterner ERP-Software benötigt materielle, finanzielle und personelle Ressourcen. Bei SaaS können laufende Kosten für Personal, Fortbildungen und technische Wartung (teilweise) ausgelagert werden. Gleichzeitig profitierten die Nutzer von einer immer aktuellen Software. Bei selbst betriebenen Servern muss ein Wartungsintervall geschaffen werden und eigene Mitarbeiter müssen die Server warten. Durch die SLAs bei der Softwaremiete wird ein Großteil der Verantwortung an den Auftragnehmer, den SaaS-Anbieter, abgegeben, der dafür verantwortlich zeichnet, dass seine Systeme frei von größeren Störungen und Fehlern funktionieren. Um aber zumindest datenschutzrechtlich sicher dazustehen, müssen SaaS-Nutzer besonders auf die vom Dienstanbieter getroffenen organisatorischen und technischen Maßnahmen achten. Der Anbieter muss ein dokumentiertes Datenschutz-, Sicherheits- und Vorfalls- Management betreiben und die Datentrennungsmethoden auf den mehrmandantenfähigen Servern offenlegen. Internationale Normen sind derzeit jedoch noch nicht weit genug verbreitet (etwa der Einsatz der ISO-Norm).

Bei einer Mietlösung werden die Server vom Betreiber gewartet. Um die Clients muss ein Unternehmen sich weiterhin selbst kümmern, viele Unternehmen bedienen sich hier eines Dienstleisters. Bei einer Störung ist aber nicht immer sofort klar wo die Ursache liegt. Dies führt zu Streitigkeiten um die Zuständigkeit. Eventuell basiert eine Störung auch auf dem Ausfall der Internetverbindung. Das wäre dann in der Zuständigkeit eines Dritten Dienstleisters. Hier ist es sinnvoll eine fachkundige Person im Unternehmen zu haben, die schnell erkennt, woher technische Probleme rühren.

6 Und nun?

Mietsoftware ist eine moderne Ausprägung von Software, die neue Möglichkeiten für Anbieter und Nutzer bietet. Aufgrund der Überallverfügbarkeit bietet eine über das Internet verfügbare Arbeitsumgebung (in diesem Fall die kaufmännische Software eines Unternehmens) viele neue Möglichkeiten und erweiterten Komfort. Der Architektur der Übertragung über das Internet ist aber auch eine große Schwachstelle geschuldet: Die Daten sind theoretisch für jedermann zu erreichen. Verschlüsselung, Passwörter, Firewalls und weitere Sicherheitsmechanismen müssen sicher greifen.

Wichtig ist, dass man für sein Unternehmen eine akzeptable Mischung aus Sicherheit und Komfort findet und dann auch wirklich alle Sicherheitsmechanismen effektiv und am besten auch effizient nutzt. Bei dem aktuellen Hype um „Cloud-Computing“ möchte man fast glauben, dass es bald keine andere Architektur mehr geben wird. Mit Sicherheit werden aber auch die altbekannten Systeme (Inhouse-Systeme) weiterhin ihre Berechtigung haben und somit eine Nachfrage am Softwaremarkt erzeugen.

Neben der Frage nach der passendsten Softwarelösung muss nun auch noch die Frage nach der Architektur beantwortet werden? Wenn man auf diese Frage zuerst eingeht, kann man das Angebot an Systemen schnell reduzieren. Vor- und Nachteile haben beide Lösungen, es kommt wieder einmal auf die gestellten Anforderungen an. Es ist also wichtiger denn je ein geeignetes Anforderungsprofil für Ihre betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware zu erstellen.

Betriebswirtschaftliche Gründe können auch die Entscheidung für oder gegen Mietsoftware beeinflussen, denn gemietete Software darf in der Bilanz nicht aktiviert werden und stellt somit keinen buchhalterischen Sachwert dar. Umgekehrt muss gekaufte Software (ab einem bestimmten Wert) aktiviert werden. Somit kann auch durch die Softwareauswahl ein Jahresabschluss unterschiedliche Zahlen erzeugen.

Ein weiterer Schritt in die Zukunft wird sein, dass auch die Clients nicht mehr vom Unternehmen gewartet werden, sondern das ganze Betriebssystem mit benutzerangepassten Anwendungen über das Internet ins Unternehmen kommt. Das wird dann die sogenannte Applikations- oder Desktop-Virtualisierung sein. Deren Vor- und Nachteile werden dann bei entsprechender Marktrelevanz diskutiert, sicher ist, es wird sie geben.

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Eine kaufmännische Softwarelösung oder ein ERP-System (Enterprise Resource Planung = Unternehmensressourcenplanung und -verwaltung) können die Alltagsarbeit im Unternehmen spürbar vereinfachen, erleichtern, effizienter gestalten und produktiver machen. Eine solche Softwarelösung bildet alle relevanten Gegenstände, Personen, Materialien und Abläufe in einer zentralen Lösung ab. Der Vorteil ist die Möglichkeit der Verknüpfung der Daten. Dadurch lässt sich ein wesentlich besserer Überblick über das Unternehmen gewinnen. Oder wissen Sie aus dem Stehgreif, welche Mahnungen Sie heute versenden müssen und welche Kunden überhaupt noch Schulden haben? Eine entsprechende Software weiß es nach wenigen „Klicks“! Sie sparen nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch bares Geld.

Aber nicht jede kaufmännische Software ist gleich gut für jedes Unternehmen geeignet. Daher müssen Sie eine Auswahl vornehmen um Ihr geeignetstes System zu finden. Aufgrund der Unübersichtlichkeit des Marktes und der Komplexität der Aufgabenstellung empfiehlt es sich eine systematische Auswahlmethodik und klar strukturierte Vorgehensweise anzuwenden, welche im Folgenden vorgestellt wird:

1. Projekteinrichtung – Rahmen und Ziele

Grundsätzlich müssen vor Beginn der Einführung eines ERP-Systems die Rahmenbedingungen (Projektteam, Zeitplan, Budget) und die zu erreichenden Ziele festgelegt werden.

2. Marktüberblick

Über Artikel in Fachzeitschriften (insbes. Erfahrungsberichte von Unternehmen, die ein entsprechendes Projekt bereits durchgeführt haben, wie beispielsweise dieser Bericht), einschlägige Marktübersichten, das Internet, Beratungshäuser zur ERP-Auswahl oder IT-Fachmessen/Fachtagungen/Kongresse können Unternehmen einen ersten Marktüberblick zur Orientierung gewinnen.

3. Prozessanalyse

ERP-Systeme sind grundsätzlich Werkzeuge zur Unterstützung von Geschäftsprozessen. Zur Formulierung der Anforderungen an ein solches System sollten deswegen die bestehenden Unternehmensstrukturen und -prozesse analysiert und dokumentiert werden. Hierbei kann auf bestehende Referenzmodelle zurückgegriffen werden. Die Dokumentation kann unterstützt werden durch entsprechende EDV-Werkzeuge zur Projektplanung.

4. Lastenheft (oder Anforderungsabgleich)

In Form eines unternehmensspezifischen Lastenhefts werden alle Anforderungen und Restriktionen dokumentiert (z. B. Hardware, Datenbank oder Betriebssystem). Die Anforderungen an das ERP-System sollten entsprechend ihrer Bedeutung für das Unternehmen gewichtet werden. Kritische Anforderungen müssen dabei von der Softwarelösung auf jeden Fall erfüllt werden, während optionale bzw. unkritische Anforderungen erfüllt werden können.

5. Marktrecherche

Ziel der Marktrecherche ist die Identifikation von fünf bis zehn Anbietern, die die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen bereits im Standard möglichst gut abdecken (Technologie, Funktionalität, Brancheneignung), da Anpassungsleistungen i. d. R. kostenintensiv sind. Neben den funktionalen Erfüllungsgraden sollten weitere Informationen zu den identifizierten Anbietern und deren Referenzprojekten hinsichtlich Branchenerfahrung, regionaler Verteilung, Dienstleistungsangebot sowie Unternehmensgröße und -historie gesammelt werden.

6. Vorauswahl

Durch Überprüfung des Abdeckungsgrads von Lastenheft und Leistungsspektrum der einzelnen Systeme können die fünf bis zehn im Schritt „Marktrecherche“ identifizierten Anbieter auf zwei bis drei relevante Anbieter reduziert werden. In diesem engeren Kreis relevanter Systeme befinden sich nur noch Lösungen, die die Anforderungen in hohem Maße erfüllen, über entsprechende Branchenerfahrung verfügen und kostenseitig in einem akzeptablen Rahmen liegen.

7. Endauswahl

Im Rahmen der Endauswahl werden die Unterschiede der selektierten ERP-Systeme anhand der zu unterstützenden Prozesse herausgearbeitet und bewertet. Ein persönlicher Eindruck von Technologie, Funktionalität und Bedienung der Systeme kann hierbei durch ein- bis mehrtägige Workshops und Systemtests gemeinsam mit den Softwareherstellern gewonnen werden. Zusätzlich empfiehlt sich der Besuch von Referenzkunden der Hersteller, die möglichst in der gleichen Branche tätig sind. Durch eine strukturierte und vor allem einheitliche Vorgehensweise können die Anbieter und Systeme in einer abschließenden Gesamtbewertung verglichen und das geeignete System ausgewählt werden.

8. Dienstleistersuche

Eine erfolgreiche Beschaffung und Implementierung von ERP-Systemen sowie deren spätere Nutzung hängt nicht nur von der Güte der Anwendungssoftware, sondern auch von der Seriosität und der Fachkompetenz der Hersteller oder IT-Dienstleister ab. Aufgrund des fehlenden Wissens und der begrenzten Ressourcen ist der Bedarf an externer Dienstleistung bei Kleinbetrieben in der Regel höher als bei größeren Unternehmen. Vertrauen und persönliche Akzeptanz zwischen Lieferant und Kunde ist erforderlich, da der Dienstleister die Investitionsentscheidungen maßgeblich beeinflusst.

Die Nutzungszeit eines ERP-Systems liegt im Durchschnitt bei neun Jahren. Folglich ist eine langfristige Partnerschaft einzugehen. Kleinbetriebe benötigen deshalb eine hohe Investitionssicherheit. Bei der Auswahl eines Partners muss auf dessen Verlässlichkeit, Stabilität, Zukunftssicherheit und Überlebensfähigkeit geachtet werden. Referenzberichte über erfolgreiche Projekte oder direkte Kontaktaufnahme mit Unternehmen, die eine Lösung bereits in Betrieb haben, tragen dazu bei, den potenziellen Anbieter besser einschätzen zu können. Sowohl die Finanzlage, die Ressourcenverfügbarkeit als auch die persönliche Kontinuität der Verantwortlichen des Lieferanten sind zu prüfen und zu hinterfragen. Wenn nach oder gar während der Einführung der Software immer wieder neue Verantwortliche zuständig sind, wird es schwierig, das Ziel zu erreichen.

Dies ist ein wichtiger Punkt, da Kleinbetriebe nicht in der Lage sind, die ERP-Anwendungen selbst zu warten und weiterzuentwickeln, falls der Anbieter vom Markt verschwindet. Für die erfolgreiche Einführung und den reibungslosen Betrieb der ERP-Lösung muss der Softwarelieferant ein Gesamtangebot erstellen, das in einem angemessenen Kosten- und Zeitrahmen liegt. Ein breites Angebot an Dienstleistungen, wie z. B. Beratung, Betreuung, Schulung, Hotline, stetige Verfügbarkeit von Updates und ein gutes Branchen-Know-how (ein wichtiger Indikator sind hierfür die Branchenreferenzen) sind zusätzliche Anforderungen, die zu erfüllen sind.

Mehr Informationen in einem Best-Practice-Beispiel

Laden Sie hier weitere Informationen sowie ein Best-Practice-Beispiel herunter:
ERP – SAP ByDesign Best Practice-Beispiel

Gerade für den Mittelstand ist ein systematischer Umgang mit seinen Kunden für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg unerlässlich. Spezielle Software soll dabei helfen, das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) optimal umzusetzen. Die Erwartungen der Firmen erfüllen sich jedoch oft nur teilweise, da bei Einführung und Betrieb von CRM-Systemen viele Fehler passieren können. Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) stellt deshalb einen kostenlosen Leitfaden bereit, wie mittelständische Unternehmen CRM-Software erfolgreich einführen und häufige Stolperfallen umgehen können.

Zum Download des Leitfadens “CRM – eine Chance für den Mittelstand” (PDF: 2,63 MB)

Durch die Einführung von CRM-Systemen (Customer Relationship Management) lassen sich bestehende Kundenbeziehungen optimieren, neue Kunden besser akquirieren und Marketingmaßnahmen effektiver durchführen. Jedoch gibt es vielfältige Fehlermöglichkeiten sowohl bei Einführung als auch beim laufenden Betrieb von CRM-Systemen, so dass die Unternehmen mit den Ergebnissen nicht immer zufrieden sind.

Ausführlicher Leitfaden hilft bei CRM-Einführung

Um gerade auch kleinen und mittleren Unternehmen eine verständliche Orientierung zu einer erfolgreichen CRM-Einführung zu geben, steht im Netzwerk nun eine aktualisierte und erheblich erweiterte Neuauflage des Leitfadens “CRM – Customer Relationship Management – eine Chance für den Mittelstand” kostenlos online zur Verfügung. Die Broschüre behandelt dabei anschaulich die jeweiligen Stufen einer CRM-Einführung im Unternehmen – von der Analyse im Vorfeld über die Projektkonzeption bis zur Implementierung bzw. der permanenten Optimierung des Systems.

Zudem gibt der Leitfaden u. a. Praxistipps zu Prozessreorganisation, Schaffung einer förderlichen Unternehmenskultur, konkrete Entscheidungshilfen in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Checklisten und nützlichen Links. Ergänzt wird dies durch Verweise auf aktuelle Technologietrends wie Mobile oder Social CRM, Cloud Computing, ausgewählte Praxisbeispiele erfolgreicher CRM-Projekte in verschiedenen Branchen sowie Sicherheit und Datenschutz im CRM.

Erfolgreiches CRM setzt einen ganzheitlichen Ansatz voraus

“Ein typisches Missverständnis bezüglich der CRM-Einführung im Unternehmen ist, dass die CRM-Software quasi ein ‘Selbstläufer’ für den Projekterfolg ist”, sagt Dorothea Riedel vom Kompetenzzentrum KEGOM als CRM-Expertin im NEG, zu den Erwartungen in den Unternehmen. “CRM muss vielmehr stets als ganzheitlicher Ansatz verstanden werden, bei dem sich die Firmen dann konsequent am Kunden ausrichten. Die richtige Software fördert und unterstützt dann diese Sichtweise.”

Zum Download des Leitfadens “CRM – eine Chance für den Mittelstand” (PDF: 2,63 MB)

Zum Download der Broschüre “CRM-Systeme auf Basis freier Software – eine Auswahl” (PDF: 1 MB)

Neue Impulse für die Wirtschaft

Cloud Computing ist heutzutage in aller Munde. Mit der Cloud werden IT-Leistungen bedarfsgerecht und flexibel in Echtzeit über das Internet zur Verfügung gestellt. Diese Technologie ist inzwischen ausgereift und steht für den Markt zur Verfügung. Doch wie können die kleinen und mittelständischen Unternehmen heute die Cloud nutzen, um ihre Geschäftsprozesse kosteneffizient zu gestalten? Dies wird in der Fachveranstaltung von Referenten und namhaften Unternehmen an erfolgreichen Praxisbeispielen dargelegt.

Ziele der Veranstaltung

Die Fachveranstaltung wendet sich an Entscheider in kleinen und mittelständischen Unternehmen und informiert über die Potenziale von Cloud Computing. Die Veranstaltung soll dabei die Chancen und Möglichkeiten aufzeigen sowie einen Austausch mit anderen Unternehmen anregen. Insbesondere die kleinen und mittelständischen Unternehmen profitieren von den umfangreichen Lösungsangeboten. Besonders wird dabei Augenmerk auf die Optimierung der Geschäftsprozesse und die Sicherheit der Daten bei der Verarbeitung und Speicherung gelegt.

Wie sie die Lösungen aus und in der Cloud kosteneffizient und sicher nutzen können, soll die Veranstaltung zeigen.

Termin und Ort

• Veranstaltungsort: IHK Würzburg-Schweinfurt, Gst. Schweinfurt,
  Karl-Götz-Straße 7, 97424 Schweinfurt (Google-Maps)
• Datum: 27.10.2011, 13 Uhr – 18 Uhr
• Diese Veranstaltung ist kostenlos.

Programm

Betriebliche Software leistet einen wichtigen Beitrag zum effizienteren Wirtschaften – insbesondere Lösungen auf Open-Source-Basis spielen zunehmend eine größere Rolle. Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) startet eine Umfrage, um von kleinen und mittleren Unternehmen die Erwartungen und Erfahrungen rund um freie ERP-Lösungen zu erfahren. Im Mittelpunkt der kurzen Online-Befragung stehen Themen wie Kostenvorteile und Flexibilität.

Zur Open-Source ERP Umfrage 2011…

Betriebliche Software ist aus dem unternehmerischen Alltag nicht mehr weg zu denken: Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-Lösungen sind das Herzstück der unternehmensweiten IT. In vielen Unternehmen werden sie eingesetzt, um Unternehmensprozesse zu planen und zu steuern. In den letzten Jahren hat sich ERP-Software auf Open-Source-Basis als Alternative zu lizenzpflichtiger Software entwickelt. Eine Umfrage im letzten Jahr ergab, dass bereits 33 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen auf ERP Lösungen auf Basis freier Software setzen.

Mit der Umfrage zum Einsatz freier ERP-Lösungen soll überprüft werden, wie sich diese Entwicklung fortgesetzt hat. Zudem sollen die Themen Flexibilität und Kostenvorteile beleuchtet werden. Basierend auf den Ergebnissen kann das NEG passgenaue Beratungsangebote anbieten. Als kleines Dankeschön erhalten die Teilnehmer den Leitfaden “ERP-Lösungen auf Basis Freier Software” kostenlos zugeschickt. Die Umfrage ist zu erreichen unter www.r-e-c-o.de/umfrage-erp.html. Alle erhobenen Daten werden vertraulich behandelt und anonymisiert.

Zur Open-Source ERP Umfrage 2011…

Leistungen des NEG zu freien ERP-Systemen

Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr bietet individuelle und neutrale Beratung zu ERP-Systemen auf Open-Source-Basis an. Unter www.ec-net.de finden Unternehmen Materialien zu betriebswirtschaftlichen Softwarelösungen sowie Termine zu bundesweit stattfindenden Veranstaltungen. Ein elektronischer Informations- und Erfahrungsaustausch wird auf der Internetplattform XING unter www.xing.com/net/erp-os angeboten. Persönlich können Interessierte vom NEG und seinen ERP-Experten auf der Messe “Mehr Erfolg im Mittelstand” (siehe Link unter “Weiterführende Informationen”) am 20. Juli 2011 in Dortmund beraten werden.

Warum Aktualisierungen nötig sind und wie Zusatznutzen generiert wird.

Bis eine kaufmännische Softwarelösung alle Vorteile ausspielen kann, ist Einsatz nötig. Auswahl und Einführung sind die wichtigsten Meilensteine. Aber auch der Betrieb benötigt etwas Einsatz und Wissen, um den potentiellen Mehrwert nutzen zu können.

Die Rahmenbedingungen für eine Software ändern sich ständig. Entweder gibt es Veränderungen im Unternehmen, oder Gesetze, Verordnungen und Kundenanforderungen lassen ein System veralten. Durch Updates und Upgrades kann eine Unternehmenssoftware aktuell gehalten werden. Doch wie geht man dabei vor, auf was muss man achten?

Durch die zentrale Datenhaltung integrierter Software können Daten und Informationen schneller gefunden werden und automatisch aktualisiert werden. Somit ist ein umfassender Überblick über Vergangenheitsdaten möglich, die auch Ausblicke auf die Zukunft liefern können. Das ist ein nicht zu unterschätzender Zusatznutzen!

Themen der Veranstaltung

• Anpassung, Funktionserweiterung und Fehlerbereinigung durch stetige Aktualisierung der kaufmännischen Software.
• Gewinnung zusätzlicher Information durch Auswertung der elektronischen Unternehmensdaten.

Agenda

Ihre Experten

Ulli Zettner ist Geschäftsführer der Firma CLP Software und Innovationspreisträger im Bereich Business- Intelligence. Wir beschäftigen uns seit 2003 mit der Auswertung und Darstellung von einfachen unternehmerischen Kennzahlen. 2 x 2 = 4

Bernhard Schmid ist Geschäftsführer und Gründer der ABAS Informationssystem GmbH. Seit 1993 beschäftigen wir uns mit der erfolgreichen Einführung einer ERP Lösung für die mittelständische Wirtschaft.

• Veranstaltungsort: IHK Würzburg-Schweinfurt, Mainaustraße 33, 97082 Würzburg (Google-Maps)
• Datum: 18.05.2011, 16.00 Uhr – 18.00 Uhr
• Diese Veranstaltung ist kostenlos.

Flyer zur Veranstaltung mit Faxanmeldung

Im Arbeitsalltag von Handwerksbetrieben muss die Büroarbeit mangels Ressourcen oft nebenher erledigt werden. Betriebswirtschaftliche Software kann solche Tätigkeiten erheblich vereinfachen. Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) hat deshalb einen Leitfaden erstellt, der die Auswahl eines Softwaresystems erleichtert. Download der Broschüre “Betriebswirtschaftliche Software für Handwerksbetriebe“.

In Handwerksbetrieben fallen täglich zeitaufwändige Büroaufgaben an, für die meist kein zusätzliches Personal vorhanden ist. Passgenaue betriebswirtschaftliche Software kann diese Tätigkeiten deutlich erleichtern. Allerdings ist es bei der Vielzahl von unterschiedlichen Systemen auf dem Markt für ein Unternehmen schwer, eine geeignete Lösung zu finden.

Überblick über erhältliche Softwaresysteme

Das NEG unterstützt Handwerksbetriebe mit der Broschüre „Betriebswirtschaftliche Software für Handwerksbetriebe“. Im ersten Teil des Leitfadens werden knapp 30 Softwarelösungen mit einer Kurzbeschreibung vorgestellt. Die Unternehmen erhalten damit einen ersten Überblick, ob die Software branchenspezifisch ist, mit welchen Kosten für die Lizenzen zu rechnen ist und ob es eine Demo- bzw. Testversion gibt. Für Interessenten werden die Kontaktdaten der Hersteller gleich mitgeliefert.

Der zweite Teil des Leitfadens enthält tabellarisch aufgelistete Details zum Funktionsumfang, vorhandenen Erweiterungsmöglichkeiten und Schnittstellen zu den Systemen. Durch die Gegenüberstellung der verschiedenen Lösungen soll die Auswahl der richtigen Software zusätzlich erleichtert werden.

Der kostenlose, anbieterneutrale Leitfaden steht unter www.ec-net.de zum Herunterladen bereit. Er ergänzt verschiedene Publikationen des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr zum Thema „Software-Auswahl für kleine und mittelständische Unternehmen“.

Das Thema „Softwarelösungen für den Mittelstand“ wird im Rahmen eines NEG-Projektes „Zielgerichtete und bedarfsgenaue IT-Unterstützung für Kleinst- und Kleinunternehmen (KKU) und das Handwerk“ von den Kompetenzzentren RECO in Osnabrück, das MECK in Würzburg, das TheCK in Ilmenau und das com.pass in Dresden bearbeitet. Die Broschüre „Betriebswirtschaftliche Software für Handwerksbetriebe“ ist im Rahmen dieses Begleitprojektes entstanden.

Download der Broschüre

Betriebswirtschaftliche Software für Handwerksbetriebe

Wie jedes Jahr präsentiert die CeBIT neben den neuesten Techniktrends auch eine Vielzahl von Lösungen für den elektronischen Geschäftsverkehr. Um kleinen und mittleren Unternehmen die Auswahl geeigneter Software zu erleichtern, veranstaltet das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) auf der Messe vom 2. bis 4. März 2011 moderierte Touren. Im Fokus stehen die Themen betriebswirtschaftliche Software (ERP), Kundenbeziehungsmanagement (CRM) sowie RFID-Lösungen.

Auf der CeBIT, der weltweit größten Messe der ITK-Branche, werden ab 1. März 2011 wieder über 4.000 Aussteller ihre Produkte vorstellen. Aus diesem breiten Sortiment zeigen die vom NEG organisierten Touren die wichtigsten Angebote für Handwerk und Mittelstand. Die Führungen dauern etwa 2,5 Stunden und präsentieren unterschiedliche Softwarelösungen, die speziell auf kleine und mittlere Unternehmen zugeschnitten sind. Moderiert werden die Touren durch neutrale Experten aus den Kompetenzzentren des Netzwerks. Während und im Anschluss an die Führungen gibt es vor Ort Gelegenheit, individuelle Einsatzmöglichkeiten für Unternehmen zu diskutieren.

Tourdetails und Anmeldung

Folgende Touren werden angeboten:

• 2. März, 11 Uhr: Auto ID, RFID, Sensorik: Informationen für den Mittelstand aus erster Hand
• 3. März, 10 Uhr: Betriebswirtschaftliche Software für Kleinbetriebe 3. März, 12 Uhr: Auto ID, RFID, Sensorik: Informationen für den Mittelstand aus erster Hand
• 3. März, 14 Uhr: ERP-Systeme auf Basis von Open Source für kleine und mittlere Unternehmen
• 4. März, 10 Uhr: CRM-Systeme für kleine und mittlere Unternehmen

Die Teilnahme an allen Touren ist kostenlos. Für die Teilnahme wird um eine Anmeldung unter Angabe einer Postadresse per Telefon (0541 969 3062) oder E-Mail (u.salm@wt-os.de) gebeten. Diese Kontakte stehen außerdem für Rückfragen zur Verfügung. Registrierte Teilnehmer erhalten ihre Eintrittskarte im Anschluss zugesandt.

Der Treffpunkt für alle Führungen befindet sich in der Halle 2 am Stand 160 im Block D44. Angeboten werden die Touren von Experten der Kompetenzzentren EC-Ruhr Dortmund, MECK Würzburg und RECO Osnabrück.

Flyer zum Angebot

Kontakt

Uwe Salm

Regionalcentrum für Electronic Commerce Anwendungen Osnabrück (RECO)
Artilleriestr. 44
49076 Osnabrück
E-Mail: u.salm@wt-os.de
Tel. 0541 / 969 3062
Fax. 0541 / 969 3641

www.wt-os.de
www.r-e-c-o.de

Ist Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs? Mit einer umfassenden Unternehmenssoftware straffen Sie Ihre Prozesse und bewältigen neue Anforderungen schnell und zuverlässig – von der Akquise bis zur Rechnungslegung. Doch wie erschwinglich sind maßgeschneiderte Lösungen für den Mittelstand wirklich? Und wie kann gerade Ihr Unternehmen davon profitieren?

In abwechslungsreichen Vorträgen erfahren Sie, welchen Nutzen mittelständische Unternehmen aus einer integrierten Geschäftssoftware ziehen können. Anschließend haben Sie Gelegenheit, sich mit den Referenten und anderen Teilnehmern auszutauschen.

Themen der Veranstaltung

• Modernes Kundenmanagement: Pflegen Sie schon Ihre Kundenbeziehungen oder machen das andere?
• Welche Berichtsanforderungen haben Banken an ihre Kreditnehmer?
• Welche Berichtsanforderungen haben Steuerbe-rater an ihre Mandanten?
• Strategische Unternehmensentscheidungen mit Informationen fundieren.

Agenda

Ihre Referenten

• Prof. Dr. Rainer Thome ist seit 1985 Inhaber des Lehrstuhls für BWL und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg.
• Dr. Andreas Hufgard ist Leiter der IBIS-Labs und Dozent für Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg.
• Manfred Mark ist stellvertretender Leiter der Firmenkundenbank bei der Volks- und Raiffeisenbank Würzburg.
• Michael Weigl ist als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer in der Kanzlei Dr. Ettinger Weigl tätig.

• Veranstaltungsort: IHK Würzburg-Schweinfurt, R 108, Mainaustraße 33, 97082 Würzburg (Google-Maps)
• Datum: 25.11.2010, 16.00 Uhr – 19.00 Uhr
• Diese Veranstaltung ist kostenlos.

Freie ERP-Lösungen sind bei kleinen und mittleren Unternehmen auf dem Vormarsch. Dies ist das Ergebnis einer Umfrage des Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG). Immerhin jeder dritte Teilnehmer der Befragung nutzt bereits ERP-Systeme auf OSS-Basis. Die Ergebnisse zeigen zudem, dass sich Erwartungen und Erfahrungen mit freier Software weitestgehend decken. Ein Management Summary erscheint demnächst auf www.ec-net.de.

Kleine und mittlere Unternehmen stehen Software für betriebswirtschaftliche Anwendungen, die auf Open-Source-Basis (OSS) entwickelt wurden, offen gegenüber: Bereits ein Drittel der befragten Unternehmen setzen lizenskostenfreie ERP-Lösungen ein. Rund 43 Prozent können sich einen Einsatz vorstellen, 13 Prozent sind unentschlossen. Lediglich 4 Prozent lehnen einen Einsatz solcher Software-Lösungen ab.

Vorteile von lizenzfreier Software erfüllen sich

Die Umfrage des NEG wollte zudem wissen, welche Erwartungen mit dem Einsatz von ERP-Lösungen auf OSS-Basis verbunden sind: 98,4 Prozent nennen die Flexibilität der Software und die damit verbundene Möglichkeit der Anpassung an die eigenen Bedüfnisse als sehr wichtig, wichtig oder eher wichtig. Es folgen die Vorteile Kostenvorteil durch den Wegfall von Lizenzkosten (89,4 Prozent), Unabhängigkeit von einem bestimmten Hersteller (87,7 Prozent) und die Offenheit des Quellcodes (77,2 Prozent).

Bei den Unternehmen, die bereits entsprechende ERP-Systeme einsetzen, zeigt sich, dass für diese vor der Implementierung die Kostenvorteile mit 72,4 Prozent deutlich weniger wichtig waren als die Flexibilität (93,5 Prozent), die Herstellerunabhängigkeit und die Quelloffenheit (je 83,8 Prozent) der Software-Lösungen.

“Für die Unternehmen ist es entscheidend, ein ERP-System zu nutzen, das ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht wird und entsprechend angepasst werden kann. Nicht zuletzt wegen der durchschnittlichen Nutzung von acht bis zehn Jahren sind die Anschaffungskosten von ERP-Lösungen bei der wirtschaftlichen Betrachtung häufig zu vernachlässigen”, bewertet Uwe Salm, ERP-Experte des NEG dieses Ergebnis.

Die Erfahrungen der Unternehmen, die bereits lizenzfreie ERP-Systeme nutzen, zeigen, dass ihre Erwartungen meist erfüllt werden: In Punkto Kostenvorteil, Offenheit des Quell-Codes und Flexibilität sieht die Mehrheit der Unternehmen ihre Anforderungen als umgesetzt an.

Lediglich bei der Unabhängigkeit vom Hersteller ist das Bild ein wenig getrübt: Während in diesem Punkt lediglich 22 Prozent ihre Erwartungen als “voll erfüllt” ansehen, stellten sich die Erwartungen bei den anderen Kriterien stärker ein: Demnach sahen die Unter­nehmen ihre Wünsche und Anforderungen bei den Kostenvorteilen zu 38,7 Prozent als “voll erfüllt” an, bei der Offenheit des Quellcodes zu 41,9 Prozent und bei der Flexibilität zu 32 Prozent.

“Zwei Gründe können dafür verantwortlich sein, dass die Erwartungen bei der Unabhängigkeit vom Hersteller deutlich seltener voll erfüllt wurden: Zum einen in einer gefühlten Abhängigkeit von einem umsetzenden Dienstleister und zum anderen in einem unzureichenden Austausch mit der Entwickler-Community”, bilanziert Salm dieses Ergebnis.

Die Online-Umfrage zum Einsatz von Open Source ERP-Systemen wurde im Zeitraum Mai bis August 2010 durchgeführt. Rund 130 Unternehmen beteiligten sich an der Befragung. Über die Hälfte der Unternehmen beschäftigen weniger als 50 Mitarbeiter.

Freie ERP-Systeme als Chance

Für viele Unternehmen können freie ERP-Systeme eine Alternative darstellen. Welche Besonderheiten es dabei zu berücksichtigen gilt, kann in dem aktuellen Leitfaden “ERP-Lösungen auf Basis Freier Software – Marktübersicht und Testberichte Lx-Office und openERP” nachgelesen werden. Der Leitfaden, der im Oktober um den zweiten Teil “ERP-Einführung und Testberichte Adempiere und Openbravo” ergänzt wird, steht unter RECO und it.emsland zum Download bereit.

Zur Rubrik ERP für den Mittelstand

Zum PDF-Download des Leitfadens “ERP-Lösungen auf Basis freier Software”

Bernhard Adamski definiert die Zeiterfassung als die Erfassung nach Zeitarten (An- und Abwesenheiten) und Zeiträumen (von Datum/Uhrzeit bis Datum/Uhrzeit). Die Zeiterfassung beschreibt demnach das Erfassen zeitbezogener Daten im Betrieb. Damit sind die gesamten Arbeitszeiten der Mitarbeiter gemeint, wie diese sich auf Projekte und Aufträge verteilen aber, auch wie viel Zeit ein Arbeiter für einen bestimmten Handgriff benötigt.

Projektplanung

Die Zeiterfassung dient unter anderem der Projektplanung. Mit ihrer Hilfe können Projekte schon im Voraus geplant werden, indem freie Mitarbeiter einem Projekt zugeordnet werden können, um so die Kapazitäten optimal planen und auf einzelne Aufträge zu verteilen.

Personalkostenerfassung

Hand in Hand mit der Projektplanung geht die Personalkostenerfassung und die Bedeutung der Zeiterfassung für diese. Aufgrund der Tatsache, dass zu jedem Mitarbeiter, und sogar oftmals zu jedem Projekt beziehungsweise Auftrag, die genauen Arbeitszeiten erfasst werden, kann eine Erfassung der Personalkosten in einem kleinen und mittleren Unternehmen, wo die Personalkosten meist einen Großteil der Gesamtkosten darstellen, weitaus differenzierter und genauer erfolgen, als das ohne eine Zeiterfassung möglich ist. Zum Beispiel können auch Raucherpausen erfasst werden, um die Zeiten, die Mitarbeiter außerhalb der offiziellen Pausen nicht an ihrem Arbeitsplatz verbringen, genau festzuhalten.

Auch wenn sich hier Unmut bei den Mitarbeitern einstellen kann, ist es dennoch sinnvoll, um die anfallenden Kosten so genau wie möglich zu berechnen. Zudem ist es auch rechtlich zulässig, wie ein Urteil des Arbeitsgerichts Duisburg vom 14.09.2009 zeigt. Ein Beispiel der GeBITtech Ltd. verdeutlicht das Dilemma: Bei einer durchschnittlichen Zeit von 30 Minuten pro Tag, die pro Raucher auf die Raucherpausen entfallen, bedeutet das bei einer Tagesarbeitszeit von 7,5h 6,66% mehr Gehalt gegenüber nicht rauchenden Kollegen.

Mehr Informationen in einer kostenlosen Publikation

Eine Zeiterfassung für Mitarbeiter und Projekte birgt viele Vorteile in sich. Wichtig ist bei allen Methoden, dass die Erfassung der Zeiten einfach erfolgt und auf die Art des Betriebes zugeschnitten ist. Welche Methoden es gibt und welche Vorteile diese im einzelnen haben finden Sie in folgendem PDF:

“Effiziente Methoden zur Zeiterfassung für kleine und mittlere Unternehmen“

2/3 der ERP-Softwareprojekte sind nicht erfolgreich!

Die gute Nachricht ist: Ein Drittel aller ERP-Softwareprojekte in Unternehmen werden erfolgreich durchgeführt. Die daraus zu lesende schlechte Nachricht ist: 2/3 sind nicht erfolgreich!
Für den häufigen Misserfolg von ERP-Softwareprojekten kann es die unterschiedlichsten Gründe geben.

Einige Projekte scheitern an unrealistischen Erwartungen, unklaren Anforderungsdefinitionen oder Zielen, andere Projekte scheitern an fehlender Einbeziehung der Beteiligten, utopischer Zeitplanung oder falscher Projektstruktur. Damit ein ERP-Softwareprojekt mit möglichst hoher Wahrscheinlichkeit erfolgreich ist, braucht es eine strukturierte Vorgehensweise von Auftraggebern und Softwareanbietern bei der Durchführung des gesamten Projektes.

8 Schritte der Softwareeinführung

1. Projekteinrichtung
2. Marktüberblick
3. Prozessanalyse
4. Lastenheft
5. Marktrecherche
6. Vorauswahl
7. Endauswahl
8. Vertragsverhandlungen und Dienstleistungssuche

Ausführliche Informationen zu jedem Schritt in einer kostenlosen Publikation

Hier geht’s zum Download des Ratgebers “Wichtige Schritte bei der Softwareeinführung”.

ERP II als Lösung von „Real-Time Enterprises in Collaborative Commerce“

Mit diesem Schlagwort versuchen Unternehmen den zukünftigen Anforderungen in der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse gerecht zu werden. Doch was genau bedeuten ERP II, Real-Time Enterprises und Collaborative Commerce überhaupt?

Enterprise Resource Planning II ist ein unternehmensübergreifender Ansatz, der der zentralen Abwicklung der Geschäftsprozesse in allen Bereichen eines Unternehmens dienen soll. Unternehmensübergreifend bedeutet, dass eine gesamte Prozesskette von den Kunden, dem Unternehmen an sich und den Zulieferern entsteht. Das Ziel ist eine Beschleunigung der Geschäftsprozesse unter Ausnutzung aktueller, informationstechnischer Lösungen. Um dem ständigen Wandel im globalen Wettbewerb standzuhalten, müssen sich Unternehmen hin zu Real-Time Enterprises (Echtzeitunternehmen) ausrichten und im gemeinsamen Handel (Collaborative Commerce) ihre traditionellen Geschäftsbeziehungen überholen, um auf Grundlage einer strategischen Allianz eine optimale Prozesskette zu implementieren. Als Anforderung für das Problem der Integration interner und externer Geschäftsprozesse versucht ERP II im Bereich des Geschäftsprozessmanagements, diese Strategie erfolgreich umzusetzen.

Erfahren Sie mehr über ERP II in einer kostenlosen Veröffentlichung

In unserer Publikation finden Sie hilfreiche Informationen zu den Themen:

• Geschichtliche Entwicklungen der IT in Unternehmen
• Anwendungssoftware
• Bedeutung der Standardsoftware
• Standard- versus Individualsoftware
• ERP als Lösung im Geschäftsprozessmanagement
• ERP I zu ERP II mit Einbindung von SCM, CRM & E-Procurement
• Serviceorientierte Architektur (SOA) als Grundstruktur für Geschäftsprozesse im ERP-System
• ERP II Ausblick und weitere Entwicklungsmöglichkeiten

Hier geht’s zum Download des Artikels “Die nahe Zukunft der kaufmännischen Software”.

Ist Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs? Mit einer umfassenden Unternehmenssoftware straffen Sie Ihre Prozesse und bewältigen neue Anforderungen schnell und zuverlässig – von der Akquise bis zur Rechnungslegung. Doch wie erschwinglich sind maßgeschneiderte Lösungen für den Mittelstand wirklich? Und wie kann gerade Ihr Unternehmen davon profitieren?

In abwechslungsreichen Vorträgen erfahren Sie, welchen Nutzen mittelständische Unternehmen aus einer integrierten Geschäftssoftware ziehen können. Anschließend haben Sie Gelegenheit, sich mit den Referenten und anderen Teilnehmern auszutauschen.

Themen der Veranstaltung

• Warum ist eine integrierte betriebswirtschaftliche Unternehmenssoftware für ein dynamisches Unternehmen besonders vorteilhaft?
• Warum Manager mit integrierter Unternehmenssoftware mehr wissen und mehr Zeit für strategische Aufgaben haben.
• Warum Geschäftsführer ihre Unternehmenssoftware nicht vernachlässigen sollten!
• Welchen Nutzen bringt mir moderne betriebswirtschaftliche Unternehmenssoftware und was kostet mich das eigentlich?

Ihre Referenten

Prof. Dr. Rainer Thome ist seit 1985 Inhaber des Lehrstuhls für BWL und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg. Er ist neben seiner wissenschaftlichen Tätigkeit auch Mitbegründer und Aufsichtsratsvorsitzender mehrerer Unternehmen.

Dr. Andreas Hufgard ist Leiter der IBIS-Labs und Dozent für Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg. Seit über 20 Jahren beschäftigt er sich mit betriebswirtschaftlicher Unternehmenssoftware in Forschung und Praxis.

Dr. Wolfgang Walz ist Vorstand eines mittelständischen Unternehmens, das sich für eine integrierte Unternehmenslösung entschieden hat. Bei der Softwareeinführung war er maßgeblich beteiligt.

Termin und Anmeldung

• Veranstaltungsort: IHK Würzburg-Schweinfurt, Raum A 304, Mainaustraße 33, 97082 Würzburg (Google-Maps)
• Datum: 28.09.2010, 16.00 Uhr – 18.00 Uhr
• Diese Veranstaltung ist kostenlos.

Betriebswirtschaftliche Software als Chance

Gerade in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit werden in den Unternehmen die Ausgaben im IT-Bereich gekürzt. Deswegen ist es notwendig, dass Unternehmen in intelligente Softwarelösungen investieren, um rechtzeitig ihre Unternehmensprozesse schnell und effizient der Marktentwicklung anpassen zu können. Nur somit ist es möglich sich den Wettbewerbern gegenüber Marktvorteile zu verschaffen oder aber bereits erreichte Marktanteile nachhaltig zu festigen. Aufgrund des hohen Investitionsvolumens für kaufmännische Software ist es aber besonders wichtig, dass deren Inbetriebnahme in den Unternehmen erfolgreich durchgeführt wird.

ERP-Einführung

Die Unternehmen werden hierbei jedoch vor sehr große Anforderungen gestellt: Aus einer Vielzahl von am Markt existierenden Systemen, und einem daraus resultierenden unübersichtlichen Markt, ist es schwer, die richtige Entscheidung für ein geeignetes ERP-System zu treffen. So scheitern sehr viele ERP-Softwareprojekte aufgrund fehlender Zielsetzungen oder mangelhafter Datenqualität schlussendlich an einer unzureichend durchgeführten Vorbereitungsphase.

Für eine erfolgreiche Implementierung eines ERP-Softwaresystems sind somit klare Projektziele und Anforderungsdefinitionen notwendig. Ein Hauptaugenmerk sollte besonders auf die sorgfältige Führung von Lasten- und Pflichtenheften gelegt werden, da diese wichtige Bestandteile für die Durchführung von Projekten sind und auch später als rechtliche Grundlage für die Vertragserfüllung dienen. Ohne gut durchdachte und strukturierte Lasten- und Pflichtenhefte ist die Durchführung von ERP-Softwareprojekten nicht zielführend, sie könnte gänzlich scheitern.

Ausführliche Infos in unserer Publikation

In unserer Publikation finden Sie ausführliche Informationen zu folgenden Themen

• Was ist ein ERP-System?
• Welche Funktionsbereiche hat ein solches System?
• Wozu ein Lastenheft dient.
• Warum ein Pflichtenheft absolut notwendig ist.

Download (PDF): “Pflichtenheft und Lastenheft – ein Muss für die Einführung kaufmännischer Software?”

Weitere interessante Publikationen finden Sie in unserem Download-Bereich.

Wenn Unternehmen eine neue integrierte Softwarelösung suchen, stehen sie zunächst einer unüberschaubaren Anzahl von Systemen und Begriffen gegenüber. Die Einarbeitung in das neue Themengebiet benötigt viel Zeit. Ein Vergleich der Funktionsumfänge ist nur mit viel Aufwand möglich. Daher ist es sinnvoll, die für das eigene Unternehmen weniger geeigneten Systeme schnell zu erkennen und aus der Liste der potenziell geeigneten zu streichen.

Analyse-Werkzeug ermittelt passende Systeme

Auf Basis einfacher Fragen ermittelt die Online-Hilfe die Anforderungen des Unternehmens und schließt ungeeignete Systeme aus. Dieses Vorgehen hilft, die über 300 am Markt angebotenen Systeme zu sichten. Auf Basis des Ergebnisses können bestimmte, potenziell geeignete Systeme dann genauer untersucht werden. Die Online-Hilfe ist unter www.erp-online.info zu erreichen.

“Es gibt kein ideales ERP-System, dass sich für alle Anwendungen und Unternehmen einsetzen lässt. Viel mehr eignen sich manche Systeme mehr oder weniger für ein Unternehmen. Die Auswahl sollte aber wohl überlegt stattfinden, um Investitionen nicht zu vergeuden”, sagt Volker Dürrbeck vom NEG.

Unabhängig und kostenlos

Die Datenbank wurde von neutralen Experten des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr erstellt. Die Angaben zu den Systemen werden von den Softwareanbietern gepflegt. Interes­sierte Hersteller können sich für diesen Selbsteintrag auf den Seiten registrieren. Die Ergebnisse verstehen sich als Anregung, die vorgeschlagenen Systeme genauer zu unter­suchen. Die Marktübersicht erhebt jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Das Auswahlwerkzeug steht kostenfrei unter www.erp-online.info zur Verfügung.

Die Einführung oder Ablösung einer kaufmännischen Softwarelösung schreckt viele Unternehmer ab. Dabei muss ein solches Projekt nicht zwangsläufig schwierig oder sehr zeitaufwändig sein.

Das MECK stellt Ihnen in einer zweistündigen Veranstaltung mehrere Unternehmen aus Handwerk und Handel vor. Lernen Sie von unseren Best-Practice-Beispielen, wie die Einführung kaufmännischer Software abläuft. Diese Unternehmen haben eine Einführung schon erfolgreich hinter sich gebracht und berichten von ihren Erfahrungen.

Themen der Veranstaltung

• Einführung einer kaufmännischen Softwarelösung für den Handel
• Einführung einer kaufmännischen Softwarelösung für das Handwerk
• Erfahrungsberichte aus erster Hand

Termin und Infos

• Veranstaltungsort: IHK Würzburg-Schweinfurt (Gebäude A, Raum 305), Mainaustraße 33, 97082 Würzburg (Anfahrtsbeschreibung)
• Datum: 04.05.2010, 16:00 Uhr – 18:00 Uhr
• Diese Veranstaltung ist kostenlos.

Zur Anmeldung (über Veranstaltungsübersicht)

Veranstaltungsflyer

Was kann Ihr Mobiltelefon?

Umfangreiche Informationen zu diesen Themen erhalten Sie auf dem Mobile-Business-Tag in Würzburg. In unserem Einführungsteil erhalten Sie einen Überblick über den Stand der Technik und Trends im Mobile Business. Wählen Sie anschließend aus zwei Fachkonferenzen: Das Marktforum konzentriert sich auf mobiles Internet. Im Effizienzforum erfahren Sie, wie Sie durch Mobile Business Ihre Prozesse besser steuern. Als Abschluss bieten wir Ihnen ein Spezial zur IT-Sicherheit von Smartphones inklusive einer Live-Hacking-Show. Zudem bieten sich während der Pausen exzellente Gelegenheiten zum Networking mit Experten und Praktikern in der Fachausstellung.

Weitere Informationen und Anmeldung

Zeit und Ort

10. Mai 2010, 09.30 bis 18.00 Uhr

IHK Würzburg-Schweinfurt
Mainaustr. 33
97070 Würzburg

Gebäude A,
Großer Konferenzraum (3. OG)

Preis

Bis 19.04.2010: 45,- Euro (inkl. Mittagsimbiss und Kaffee)
Ab 20.04.2010: 59,- Euro (inkl. Mittagsimbiss und Kaffee)

Online-Anmeldung über:
www.mobile-business-tag.de

Donnerstag, 4. März 2010 in Hannover

Als weltweit größte Messe für die ITK-Branche ist die CeBIT der Marktplatz Nr. 1 des digitalen Business. Auch Anbieter betriebswirtschaftlicher Software (ERP) präsentieren sich wieder auf dieser Messe. Um Ihnen die Auswahl geeigneter Software für Ihren Betrieb zu erleichtern, veranstalten das Mainfränkische Electronic Commerce Kompetenzzentrum (MECK) und das Regionalcentrum für Electronic Commerce Anwendungen (RECO) am Donnerstag, 04. März 2010 moderierte Touren zum Thema Betriebswirtschaftliche Software für kleine mittelständische Unternehmen. In den ca. 2 ½ sündigen Führungen werden Ihnen unterschiedliche Softwarelösungen vorgestellt, die speziell auf kleinere Unternehmen zugeschnitten sind. Die Touren werden durch unsere Experten moderiert und Sie haben während und im Anschluss an die Führungen die Gelegenheit, individuelle Einsatzmöglichkeiten für Ihr Unternehmen mit diesen vor Ort zu diskutieren. Dabei werden u. a. folgende Fragen beantwortet:

• Was ist und was kann kaufmännische Software?
• Warum benötigen auch Klein- und Kleinstbetriebe kaufmännische Software?
• Wie kann ich die für mich geeignete Software finden?
• Wie sieht der Einsatz von kaufmännischer Software in der Praxis aus?
• Welche Open-Source Software kann bereits für den betrieblichen Einsatz empfohlen werden?

Die Veranstaltung wird Ihnen im Rahmen des Begleitvorhabens „Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware“ der Fördermaßnahme Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) kostenlos angeboten. Das NEG (www.ec-net.de) ist ein Verbund von 30 Kompetenzzentren für den elektronischen Geschäftsverkehr. Diese unterstützen Mittelstand und Handwerk bei der Einführung und Nutzung von E-Business. Das Netzwerk wird seit 1998 vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) gefördert.

Programm

Geführte Touren CEBIT 2010
Donnerstag, 4. März 2010
Cebit, Hannover, Open Source Park
Halle 2, Block D38, Stand 165

Touren

• 10:00 Uhr
  Geführte Tour zum Thema
  „Betriebswirtschaftliche Software für Kleinbetriebe“
• 14:00 Uhr
  Geführte Tour zum Thema
  „ERP-Systeme auf Basis von Open Source für kleine und mittlere Unternehmen“

Bei rechtzeitiger Anmeldung erhalten Sie eine kostenlose Eintrittskarte für Ihren Messebesuch.
Das Kartenkontingent ist jedoch begrenzt, melden Sie sich daher rechtzeitig an.

Anmeldung

Anmeldung per Telefon oder E-Mail ist erforderlich. Die Anmeldefrist endet am 28. Februar 2010.
Nach der Anmeldung wird Ihre Eintrittskarte per Post an Sie gesendet. Rückfragen beantworten wir auch gerne per E-Mail oder Telefon.

Schreiben Sie eine E-Mail an:
vduerrbeck@wiinf.uni-wuerzburg.de

Oder Rufen Sie an unter
0931/ 350 12 33

Jeder Teilnehmer erhält auch eine Marktstudie.