Wie kann man die Masse an Dokumenten richtig verwalten?
Unternehmen müssen heutzutage eine große Menge an Informationen und Dokumenten verwalten. Dabei gilt: Je komplexer die Struktur eines Unternehmens, desto größer die Vielfalt der verwendeten Informationen, die meist auf unterschiedliche Art verwaltet werden. Angestellte verlieren dadurch viel Zeit mit der regelkonformen Verwaltung benötigter Dokumente oder mit dem Auffinden letzterer.
Um die Herausforderungen einer zentralen und weitgehend vereinheitlichten Verwaltung der Dokumente gerecht zu werden, wurde das Konzept Enterprise Content Management entwickelt. Die zentrale Speicherung aller Dokumente und der dazugehörigen Daten mit entsprechender Einbindung in innerbetriebliche Prozesse ist hierbei die Hauptaufgabe.
Der Markt für Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM-Systeme) hat sich in den letzten Jahren stark vergrößert. Das Konzept ECM wird auf unterschiedliche Art umgesetzt und vertrieben. Die angebotenen Systeme werden als ECM-System oder Dokumenten-Management-System angeboten, wobei die Grenzen dabei fließend sind.
Lösung: Enterprise Content Management
Der internationale ECM-Verband AIIM (Association for Information and Image Management) definiert das Konzept ECM wie folgt:
„Enterprise-Content-Management umfasst Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und beschäftigt sich vorrangig mit schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden (AIIM, 2008).“
Strukturierte vs. unstrukturierte Daten
Laut dieser Definition soll ein ECM-System für die gezielte Verwendung und Verwaltung der Inhalte innerhalb eines Unternehmens zuständig sein. Der Begriff Inhalt (engl. Content) bezieht sich in diesem Fall sowohl auf strukturierte als auch auf unstrukturierte Daten und Informationen.
Strukturierte Daten sind solche, die ein gewisses Format aufweisen. Dazu gehören bspw. Daten aus einer Datenbank. Unstrukturierte Daten haben dagegen kein bestimmtes Format. Hierbei handelt es sich bspw. um Audio- oder Bilddateien, aber auch um Word-Dokumente oder E-Mails. Außerdem wird unter dem Begriff Inhalt bzw. Content auch „Daten über Daten“ (sogenannte Metadaten) verstanden. Deswegen dürfen die Begriffe Dokument und Content im Bereich des ECM nicht miteinander verwechselt werden.
Lebenszyklus von Informationen
Die zentrale Aufgabe von ECM-Systemen ist es, den gesamten Lebenszyklus von Informationen im Unternehmen zu unterstützen. Der Informationslebenszyklus (engl. Information Lifecylce) fängt mit der Erstellung bzw. dem Import von neuen Informationen und Dokumenten an und endet mit der Vernichtung dieser Informationen oder mit deren langfristigen Archivierung.
Die gespeicherten Inhalte gewinnen allerdings erst durch ihre gezielte Verwendung an Wert. Alle Dokumente und Informationen eines Unternehmens sollen deshalb mittels eines ECM-Systems zentral verwaltet werden. Darunter versteht man nicht nur eine zentrale Speicherung beziehungsweise eine einheitliche Organisation, sondern auch den sinnvollen Einsatz von Informationen und Dokumenten in den jeweiligen Arbeitsprozessen.
Elementare Fähigkeiten von ECM-Lösungen
Das Konzept Enterprise Content Management wird unterschiedlich umgesetzt. Dennoch lassen sich, trotz der großen Anzahl und Vielfalt der Lösungen am Markt, Komponenten und Module identifizieren, die die Grundlage für ECM-Systeme bilden:
- Dokumentenmanagement: Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus bspw. durch eine Versionsverwaltung und eine Unterstützung der Kooperation in Arbeitsgruppen.
- Archivierung: Langfristige und schreibgeschützte Ablage bestimmter Inhalte in Abstimmung mit innerbetrieblichen oder gesetzlichen Regelungen.
- Web Content Management: Erstellung und Verwaltung von Internetseiten und Webinhalten.
- Unterstützte Suchfunktion: Die automatische Vergabe von Metadaten und/oder die Indizierung der Daten zur schnelleren und genaueren Suche innerhalb der jeweiligen Systeme.
- Workflow Unterstützung: Erstellung, Ausführung und Verwaltung von automatisierten Abläufen bzw. Geschäftsprozessen (Workflows).
- Records Management: Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen oder Arbeitsabläufen unter der Beibehaltung von betrieblichen oder gesetzlichen Vorschriften (Schriftgutverwaltung).
Für den Endanwender sollen alle angebotenen Funktionalitäten einfach und übersichtlich zur Verfügung gestellt werden. Damit der Schulungsaufwand niedrig bleibt, werden die meisten ECM-Lösungen in standardisierte Softwareprodukte integriert. Die Interoperabilität mit einer Vielzahl von Software wird außerdem dadurch gewährleistet, dass die Systeme über herkömmliche Webbrowser betrieben werden können.
Schritt für Schritt Anleitung zur Installation von Alfresco
Als eines der bekanntesten Open Source ECM-Systeme ist Alfresco zu einem der stärksten Konkurrenten für etablierte Softwareprodukte geworden. Hier können sie eine Schritt für Schritt Anleitung zur Installation der frei zugänglichen Software Alfresco zur Verwaltung von Inhalten in Unternehmen downloaden.
